Un collaborateur demande une copie complète de son dossier personnel. L’employeur doit-il lui transmettre sans distinction évaluations, courriels internes ou comptes rendus d’entretien par exemple? La réponse est non.
La Loi fédérale sur la protection des données (LPD) reconnaît à toute personne un droit d’accès aux données personnelles la concernant. L’employeur doit notamment indiquer quelles données sont traitées, dans quel but, leur origine, leur durée de conservation et leurs éventuels destinataires. Ce droit ne se limite pas au dossier RH, mais s’étend à l’ensemble des données personnelles détenues par l’entreprise.
L’employeur doit en principe répondre dans les 30 jours et gratuitement. Toutefois, le droit d’accès n’est pas absolu. Il peut être restreint lorsque des intérêts prépondérants de tiers doivent être protégés ou lorsque certains intérêts légitimes de l’employeur le justifient. L’identité d’un collègue ayant effectué un signalement ou des informations couvertes par le secret d’affaires pourront ainsi être occultées. Une anonymisation rigoureuse est nécessaire pour protéger les personnes ou informations concernées.
Une limite importante apparaît en cas de litige. Selon l’art. 2 al. 3 LPD, les traitements de données présentant un lien fonctionnel direct avec une procédure régie par le Code de procédure civile (CPC) ou pénale (CPP) sont soumis au droit de procédure. Le droit d’accès ne doit pas servir à obtenir de manière anticipée des moyens de preuve en vue d’un procès. Lorsqu’une demande vise des documents directement liés à une procédure de conciliation ou judiciaire, l’employeur peut donc renvoyer le collaborateur aux mécanismes prévus par le CPC.
En résumé, l’employé bénéficie d’un droit étendu à connaître les données personnelles traitées à son sujet. Ce n’est pas un droit inconditionnel et il dépend notamment du contexte de la demande et des intérêts en présence. Chaque demande doit donc faire l’objet d’un examen concret.
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