Pratique

Passer en flexoffice: un changement à préparer

Espaces de travail partagés: un bouleversement pour les habitudes de travail.

Steven Kakon

Publié vendredi 19 septembre 2025

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#Transformation Le partage de bureaux bouscule les habitudes de travail. Pour éviter qu’il ne devienne une source de malaise, les futurs usagers doivent être associés dès la conception du projet.

Efficience

Les arguments en faveur du passage à ce mode de travail ne manquent pas. «L’un des moteurs principaux de l’implémentation du flexoffice est la recherche d’efficience», explique Rafaël Weissbrodt, professeur à la Haute école de santé du Valais. Pour de nombreuses entreprises, il s’agit d’optimiser des surfaces, surtout depuis la généralisation du télétravail post-covid. Partager les postes de travail, réorganiser les espaces, voire sous-louer une partie des locaux permet de réduire significativement les charges et de générer des économies. Outre cet argument, on trouve celui du bien-être au travail, mis en scène avec l’achat de mobilier neuf, réglable, et des espaces agréables et confortables. Cet ensemble d’éléments participe à l’attractivité de l’entreprise. À cela s’ajoute une dimension énergétique et environnementale, qui reste souvent secondaire dans la prise de décision, selon le spécialiste. C’est en tout cas l’une des tendances qui ressort du projet SWEET Lantern sur lequel il travaille. Coordonné par la HES-SO Valais-Wallis et soutenu par l’Office fédéral de l’énergie, il explore la manière dont nos modes de vie et de travail peuvent favoriser une transition énergétique réussie. L’autre promesse associée au flexoffice est l’amélioration de la collaboration entre les équipes. Cette vision mérite néanmoins d’être nuancée. «Grouper des collaborateurs dont les activités ne sont pas liées peut générer des dérangements nuisibles à la concentration», prévient le professeur, ajoutant que «les vidéoconférences dans les bureaux partagés peuvent être source de tensions». À l’inverse, la proximité peut être un atout pour des équipes amenées à coopérer étroitement.

Réticences

«En mutualisant les surfaces, on mutualise aussi le silence. Pour diminuer le stress au travail, il est impératif de pouvoir travailler une heure par jour sans être dérangé et sans bruit», reconnaît de son côté Nathalie Bourquenoud.

Ancienne directrice des ressources humaines de PostFinance et de la Mobilière, aujourd’hui consultante en transformation organisationnelle, elle a accompagné de nombreuses entreprises dans cette transition.

Elle se souvient de la résistance initiale, autant chez les cadres que chez les collaborateurs: «En 2015, à la Mobilière, le top management ne voulait pas transformer l’environnement de travail, car cela impliquait pour eux de perdre leur bureau individuel», raconte-t-elle. Un changement perçu non seulement comme une atteinte au confort, mais aussi comme un renoncement à un symbole de statut. «De leur côté, les collaborateurs et collaboratrices avaient peur de perdre leur place en raison du changement de routine qu’il implique», poursuit-t-elle.

Une fois la transition digérée, cependant, les retours sont souvent positifs. «Des employés des ressources humaines qui avaient auparavant l’habitude de fermer leur bureau à clé ont confié qu’après expérience, le flexoffice était la meilleure chose qui leur soit arrivée.» Les résultats économiques sont aussi au rendez-vous, le coût de la place de travail par collaborateur étant réduit.

Co-construction

Pour autant, une implémentation réussie ne s’improvise pas. Elle suppose une véritable co-construction avec les futurs usagers, qu’il faut associer au projet pour répondre aux besoins de leur métier. «Ce n’est pas une question de couleur de mur ou de design de chaise, mais bien d’adéquation entre les espaces et les activités réelles», insiste Rafaël Weissbrodt.

Il cite notamment l’exemple de collaborateurs dans les services sociaux, amenés à passer des appels émotionnellement lourds, conflictuels et confidentiels. Ces besoins doivent être communiqués aux architectes, car ils ne sont pas toujours perçus sans un travail d’analyse en amont. Nathalie Bourquenoud partage cet avis. «J’intègre toujours un panel de collaborateurs, de différentes fonctions et niveaux hiérarchiques ainsi que de générations et de genres dans la définition des règles de vie et l’aménagement des espaces en zones d’activités.» Pour elle, le dialogue est aussi une façon de lever les craintes et de mieux faire accepter les changements.

Vous n’avez pas ou plus de bureau attitré? Vous voici dans l’ère du flexoffice, du flexdesk ou du desksharing, une pratique qui fait de plus en plus d’adeptes parmi les entreprises, notamment dans le secteur tertiaire. Elle bouleverse les habitudes de travail, soulevant autant d’enthousiasme que de résistance. Une étude récente de la Haute école spécialisée du nord-ouest de la Suisse (FHNW), la FlexWork Trend studie 2024, met en lumière une évolution marquante dans la pratique du flexoffice, passée de 17% en 2020 à 27% en 2024. Les niveaux de satisfaction varient fortement selon les configurations: les bureaux individuels restent les plus appréciés, tandis que les open spaces sans zones différenciées suscitent le plus de doute. Si la diversité des espaces (zones de silence, de créativité, de collaboration) est bien accueillie, elle ne rivalise pas avec le confort perçu des bureaux individuels. Autre point marquant: les cadres et les managers disposent plus souvent de postes fixes ou de bureaux individuels, tandis que les collaborateurs sans fonction dirigeante sont plus fréquemment concernés par le partage de postes. Efficience Les arguments en faveur du passage à ce mode de travail ne manquent pas. «L’un des moteurs principaux de l’implémentation du flexoffice est la recherche d’efficience», explique Rafaël Weissbrodt, professeur à la Haute école de santé du Valais. Pour de nombreuses entreprises, il s’agit d’optimiser des surfaces, surtout depuis la généralisation du télétravail post-covid. Partager les postes de travail, réorganiser les espaces, voire sous-louer une partie des locaux permet de réduire significativement les charges et de générer des économies. Outre cet argument, on trouve celui du bien-être au travail, mis en scène avec l’achat de mobilier neuf, réglable, et des espaces agréables et confortables. Cet ensemble d’éléments participe à l’attractivité de l’entreprise. À cela s’ajoute une dimension énergétique et environnementale, qui reste souvent secondaire dans la prise de décision, selon le spécialiste. C’est en tout cas l’une des tendances qui ressort du projet SWEET Lantern sur lequel il travaille. Coordonné par la HES-SO Valais-Wallis et soutenu par l’Office fédéral de l’énergie, il explore la manière dont nos modes de vie et de travail peuvent favoriser une transition énergétique réussie. L’autre promesse associée au flexoffice est l’amélioration de la collaboration entre les équipes. Cette vision mérite néanmoins d’être nuancée. «Grouper des collaborateurs dont les activités ne sont pas liées peut générer des dérangements nuisibles à la concentration», prévient le professeur, ajoutant que «les vidéoconférences dans les bureaux partagés peuvent être source de tensions». À l’inverse, la proximité peut être un atout pour des équipes amenées à coopérer étroitement. Réticences «En mutualisant les surfaces, on mutualise aussi le silence. Pour diminuer le stress au travail, il est impératif de pouvoir travailler une heure par jour sans être dérangé et sans bruit», reconnaît de son côté Nathalie Bourquenoud. Ancienne directrice des ressources humaines de PostFinance et de la Mobilière, aujourd’hui consultante en transformation organisationnelle, elle a accompagné de nombreuses entreprises dans cette transition. Elle se souvient de la résistance initiale, autant chez les cadres que chez les collaborateurs: «En 2015, à la Mobilière, le top management ne voulait pas transformer l’environnement de travail, car cela impliquait pour eux de perdre leur bureau individuel», raconte-t-elle. Un changement perçu non seulement comme une atteinte au confort, mais aussi comme un renoncement à un symbole de statut. «De leur côté, les collaborateurs et collaboratrices avaient peur de perdre leur place en raison du changement de routine qu’il implique», poursuit-t-elle. Une fois la transition digérée, cependant, les retours sont souvent positifs. «Des employés des ressources humaines qui avaient auparavant l’habitude de fermer leur bureau à clé ont confié qu’après expérience, le flexoffice était la meilleure chose qui leur soit arrivée.» Les résultats économiques sont aussi au rendez-vous, le coût de la place de travail par collaborateur étant réduit. Co-construction Pour autant, une implémentation réussie ne s’improvise pas. Elle suppose une véritable co-construction avec les futurs usagers, qu’il faut associer au projet pour répondre aux besoins de leur métier. «Ce n’est pas une question de couleur de mur ou de design de chaise, mais bien d’adéquation entre les espaces et les activités réelles», insiste Rafaël Weissbrodt. Il cite notamment l’exemple de collaborateurs dans les services sociaux, amenés à passer des appels émotionnellement lourds, conflictuels et confidentiels. Ces besoins doivent être communiqués aux architectes, car ils ne sont pas toujours perçus sans un travail d’analyse en amont. Nathalie Bourquenoud partage cet avis. «J’intègre toujours un panel de collaborateurs, de différentes fonctions et niveaux hiérarchiques ainsi que de générations et de genres dans la définition des règles de vie et l’aménagement des espaces en zones d’activités.» Pour elle, le dialogue est aussi une façon de lever les craintes et de mieux faire accepter les changements.

Témoignages

Comment les collaborateurs vivent-ils le bureau partagé? Nous avons posé la question à plusieurs cadres et employés concernés par ce mode d’organisation.
«Il favorise les échanges spontanés avec les collègues», souligne une interlocutrice, tout en insistant sur l’importance de disposer de salles de silence pour les tâches nécessitant de la concentration et de «construire ensemble les règles de vie».
Dans le même esprit, une autre personne, souvent en réunion ou au téléphone, insiste sur le besoin d’espaces pour s’isoler et sur la possibilité de combiner le bureau partagé avec du télétravail.
Si les témoignages font état d’une expérience globalement positive, certains regrettent toutefois la perte de temps liée à l’installation quotidienne à un nouveau poste de travail, notamment informatique, et à son rangement.